Новосибирск и Новосибирская область: свежие новости, объективный анализ, актуальные комментарии

Каковы порядок ведения и требования к электронным трудовым книжкам?

Если работник не подал заявление о переходе на электронный формат трудовой книжки, работодатель продолжает вести её на бумажном носителе.

С 1 января 2020 года введён новый формат ведения трудовых книжек — электронный. Основная информация о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника (далее — трудовая деятельность) формируется работодателем в электронном виде и предоставляется для хранения в информационных ресурсах Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации (далее — СФР РФ).

Переход к новому формату трудовой книжки добровольный, каждый работник по 31 декабря 2020 года должен был подать работодателю письменное заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки или о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации, то есть о переходе на электронный формат ведения. В случае если работник не подал работодателю ни одного из указанных заявлений, работодатель продолжает вести его трудовую книжку на бумажном носителе.

Электронная трудовая книжка не предполагает физического носителя, реализована только в цифровом формате и включает в себя следующие сведения о трудовой деятельности работника:

• фамилию, имя, отчество (при наличии) работника;
• место его работы;
• трудовую функцию работника;
• переводы работника на другую постоянную работу;
• увольнения работника с указанием оснований и причин прекращения трудового договора;
• информацию (заявление) о выборе работником формы ведения трудовой книжки (электронной или бумажной).

За работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение работодателем трудовой книжки на бумажном носителе, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям.

Работодатель при выборе работником бумажной формы трудовой книжки обязан одновременно вести бумажную трудовую книжку и предоставлять сведения о трудовой деятельности работника в СФР РФ.

В последующем работник может отказаться от ведения бумажной трудовой книжки, для этого он должен подать работодателю соответствующее письменное заявление. Работающий пенсионер вправе перейти на электронную трудовую книжку в аналогичном порядке.

При получении работодателем заявления работника о переходе на электронную трудовую книжку работодатель обязан выдать работнику на руки бумажную трудовую книжку:

• не позднее трёх рабочих дней со дня подачи письменного заявления работника о ведении электронной трудовой книжки;
• не позднее дня увольнения, если соответствующее заявление подано работником менее чем за три рабочих дня до его увольнения.

Работодатель обязан предоставить работнику на основании его письменного заявления сведения о его трудовой деятельности по форме СТД-Р, утверждённой приказом Минтруда России от 10 ноября 2022 года №713н «Об утверждении формы сведений о трудовой деятельности, предоставляемой работнику работодателем, формы предоставления сведений о трудовой деятельности из информационных ресурсов Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации и порядка их заполнения» (далее — приказ №713н), за период работы у данного работодателя способом, указанным в заявлении работника:

• на бумажном носителе, заверенные работодателем;
• в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя (при её наличии у работодателя).

Работник, имеющий стаж работы по трудовому договору, может получить сведения о трудовой деятельности по форме СТД-СФР, утверждённой приказом №713н, помимо обращения к работодателю по последнему месту работы:

• в любом МФЦ (независимо от места жительства работника и места нахождения работодателя) на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом;
• в любом территориальном отделении СФР РФ на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом (независимо от места жительства работника и места нахождения работодателя), или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью;
• с использованием Единого портала государственных и муниципальных услуг в форме электронного документа.

В случае выявления работником неверной или неполной информации в электронной трудовой книжке, представленной работодателем в СФР РФ, работник вправе подать работодателю письменное заявление об исправлении или дополнении сведений о его трудовой деятельности. Работодатель на основании заявления работника обязан исправить или дополнить такие сведения и представить их в СФР РФ.

В день прекращения трудового договора работодатель обязан предоставить работнику, перешедшему на электронную трудовую книжку, сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р.

В случае если в день прекращения трудового договора предоставить работнику сведения из электронной трудовой книжки невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от их получения, работодатель обязан направить работнику по почте заказным письмом с уведомлением такие сведения на бумажном носителе, заверенные работодателем.

Электронная трудовая книжка обеспечивает постоянный и удобный доступ работников к информации о своей трудовой деятельности, а работодателям открывает новые возможности кадрового учёта.